Consejos para la Organización y Preparación
PowerPoint no es intrínsecamente una mala herramienta. De hecho, si los expositores evitan algunas de los abusos sus presentaciones mejorarán grandemente.
1. Comience con el final en mente
Incluso antes de abrir PowerPoint, siéntese y piense realmente en el día de su exposición. ¿Cuál es el verdadero propósito de su charla? ¿Por qué es que se le pidió hablar? ¿Qué espera el público de usted? En su opinión, ¿cuáles son las partes más importantes de su tema para la audiencia, a partir, por ejemplo, de una exposición de 30 minutos? Recuerde, aun cuando le han pedido compartir información, rara vez la simple transferencia de información es un objetivo satisfactorio desde el punto de vista del público. Después de todo, si la transferencia de información fuera el único propósito de la reunión, seminario o exposición formal, ellos siempre pueden leer su material impreso (libro o artículo, folleto, etc.).
2. Conozca a su público lo mejor posible
Antes de empezar a formular el contenido de su presentación, usted necesita hacerse muchas preguntas básicas con miras a convertirse en el mejor expositor posible para ese público en particular. Como mínimo, necesita responder las preguntas básicas.
- ¿Quién es el público? ¿Cuáles son sus orígenes? ¿Cuánta información de fondo sobre el tema puede asumir que aportaran a la presentación?
- ¿Cuál es el propósito del evento? ¿Es para inspirar? ¿Están en busca de información práctica concreta? ¿Quieren más conceptos y la teoría en lugar de consejos?
- ¿Por qué se le pidió hablar a usted? ¿Cuáles son sus expectativas?
- ¿Dónde está? Averigüe todo lo que pueda acerca de la ubicación y la logística de la sede.
- ¿Cuándo es? ¿Tiene tiempo suficiente para prepararse? ¿A qué hora del día se realizará?¿Qué día de la semana? Si hay otros expositores, ¿cuál es el orden? (Por cierto, siempre sea voluntario para ir primero o al último,). Todo esto importa.
3. Contenido, contenido, contenido
No importa lo espectacular de su entrega, o lo profesional y hermoso de los apoyos visuales, si su presentación no se basa en contenido sólido, no puede tener éxito. No me malinterpreten, no estoy diciendo que únicamente el contenido llevará el peso. Casi nunca lo hace. El contenido es la condición necesaria, pero no es suficiente. Sin embargo, la preparación de la presentación se inicia con el contenido sólido (apropiado para su público), con el cual se construye una historia ganadora y que va a usar para conectarse con su audiencia.
Unas palabras preventivas: Aunque siempre hago hincapié en lo importante que es el contenido, también estoy rogando que salven a su público un "volcado de datos." El volcado de datos -por desgracia es demasiado común- es cuando un expositor satura con demasiada información y habla sin hacer el esfuerzo para que esa información o datos sean aplicables a los miembros de la audiencia. Un volcado de datos también se produce cuando los datos y la información no se basan en la información que se produjo durante la investigación previa a la exposición. A veces parece que el expositor entra en pánico y piensa que el público no entenderá su mensaje si al contar la "historia completa" si no da grandes cantidades de datos,
No caiga en la trampa de pensar que su audiencia no comprenderá nada, hay que decirles todo. Lo que nos lleva a la idea de simplicidad.
Unas palabras preventivas: Aunque siempre hago hincapié en lo importante que es el contenido, también estoy rogando que salven a su público un "volcado de datos." El volcado de datos -por desgracia es demasiado común- es cuando un expositor satura con demasiada información y habla sin hacer el esfuerzo para que esa información o datos sean aplicables a los miembros de la audiencia. Un volcado de datos también se produce cuando los datos y la información no se basan en la información que se produjo durante la investigación previa a la exposición. A veces parece que el expositor entra en pánico y piensa que el público no entenderá su mensaje si al contar la "historia completa" si no da grandes cantidades de datos,
No caiga en la trampa de pensar que su audiencia no comprenderá nada, hay que decirles todo. Lo que nos lleva a la idea de simplicidad.
4. Cuide que sea simple
Simple no significa estúpido. Francamente, pensar que el concepto de la simplificación es tonto es simplemente, bueno, "tonto". Simple puede ser difícil para el expositor, pero será apreciado por el público. La simplicidad lleva una mayor previsión y planificación de su parte porque hay que pensar mucho sobre qué incluir y qué dejar fuera. ¿Cuál es la esencia de su mensaje? Esta es la última pregunta tiene que preguntarse a sí mismo durante la preparación de su presentación. Siga un ejercicio simple:
EJERCICIO:
Si su público sólo pudiera recordar tres cosas acerca de su presentación, ¿qué te gustaría que fuera?
(1 ) __________________________________
(2 ) __________________________________
(3 ) __________________________________
EJERCICIO:
Si su público sólo pudiera recordar tres cosas acerca de su presentación, ¿qué te gustaría que fuera?
(1 ) __________________________________
(2 ) __________________________________
(3 ) __________________________________
5. Al describir su contenido
Le sugiero que comience la planificación en el modo "analógico". Es decir, en lugar de ir directo a PowerPoint o Keynote, los mejores expositores a menudo delinean sus ideas y objetivos con un lápiz y papel. Personalmente, uso una gran pizarrón en mi oficina para esbozar mis ideas (antes tenía una pared entera que se convirtió en una pizarra). El pizarrón blanco funciona para mí, me siento más desinhibido y libre para ser creativo. También puedo dar un paso atrás (literalmente) de lo que he esbozado e imaginar cómo podría derivarse de manera lógica cuando se traduzca a una presentación digital más adelante. Además, al escribir los puntos clave y montarlos en un esquema y estructura, puedo pensar ideas rápido para los apoyos visuales como los gráficos o fotografías que luego aparecerán en PowerPoint. Aunque puede que esté utilizando la tecnología digital para ofrecer su presentación, el acto de hablar y conectar con un público -para persuadir, educar, vender o informar - es muy analógico.
Cliff Atkinson en su libro “Más allá de los puntos”, en 2005, describe inteligentemente los pasos para empezar a crear una presentación en PowerPoint antes de tener sus puntos clave y el flujo lógico primero trabaje (en papel o un pizarrón blanco) como si fuera director de una película, contratando actores y visualizando la película antes de que tenga el guión en la mano.
Cliff Atkinson en su libro “Más allá de los puntos”, en 2005, describe inteligentemente los pasos para empezar a crear una presentación en PowerPoint antes de tener sus puntos clave y el flujo lógico primero trabaje (en papel o un pizarrón blanco) como si fuera director de una película, contratando actores y visualizando la película antes de que tenga el guión en la mano.
Más sobre la “planificación analógica”
Normalmente utilizo un block de notas y pluma (o un pizarrón blanco si no hay suficiente espacio) para crear una especie de storyboard. Como he dicho, me parece que el planteamiento analógico estimula mi creatividad un poco más. De esta manera, no hay software que se interponga en mi camino y puedo ver cómo irá el flujo. Dibujo ejemplos de imágenes que visualizo utilizar para apoyar a un punto determinado, por ejemplo: gráfico circular aquí, una foto allá, tal vez un gráfico de líneas en esta sección y así sucesivamente. Usted puede pensar que esto es una pérdida de tiempo, ¿por qué no ir directamente a PowerPoint y crear las imágenes para que no tenga que hacerlo dos veces? Bueno, el hecho es que, si trató de crear un storyboard en PowerPoint, en realidad me llevaría más tiempo pues tendría que ir de la vista normal a la vista clasificador de diapositivas para ver el "cuadro completo". El enfoque analógico (en papel o pizarra) para esbozar mis ideas y crear un storyboard en bruto realmente ayuda a consolidar y simplificar mi mensaje en mi propia cabeza. Entonces, posteriormente, tienen mayor tiempo y es más fácil trazar esas ideas en PowerPoint. Por lo general no tienen ni siquiera mirar el pizarrón o el cuaderno cuando están en PowerPoint, porque en el proceso analógico solo dan una imagen visual clara de cómo desean el flujo del contenido. Únicamente doy un vistazo en mis notas para recordar lo que pensé utilizar en mis apoyos visuales en ciertos puntos y luego voy a mi propia biblioteca de imágenes de alta calidad para encontrar la imagen perfecta.
Normalmente utilizo un block de notas y pluma (o un pizarrón blanco si no hay suficiente espacio) para crear una especie de storyboard. Como he dicho, me parece que el planteamiento analógico estimula mi creatividad un poco más. De esta manera, no hay software que se interponga en mi camino y puedo ver cómo irá el flujo. Dibujo ejemplos de imágenes que visualizo utilizar para apoyar a un punto determinado, por ejemplo: gráfico circular aquí, una foto allá, tal vez un gráfico de líneas en esta sección y así sucesivamente. Usted puede pensar que esto es una pérdida de tiempo, ¿por qué no ir directamente a PowerPoint y crear las imágenes para que no tenga que hacerlo dos veces? Bueno, el hecho es que, si trató de crear un storyboard en PowerPoint, en realidad me llevaría más tiempo pues tendría que ir de la vista normal a la vista clasificador de diapositivas para ver el "cuadro completo". El enfoque analógico (en papel o pizarra) para esbozar mis ideas y crear un storyboard en bruto realmente ayuda a consolidar y simplificar mi mensaje en mi propia cabeza. Entonces, posteriormente, tienen mayor tiempo y es más fácil trazar esas ideas en PowerPoint. Por lo general no tienen ni siquiera mirar el pizarrón o el cuaderno cuando están en PowerPoint, porque en el proceso analógico solo dan una imagen visual clara de cómo desean el flujo del contenido. Únicamente doy un vistazo en mis notas para recordar lo que pensé utilizar en mis apoyos visuales en ciertos puntos y luego voy a mi propia biblioteca de imágenes de alta calidad para encontrar la imagen perfecta.
6. Tiene una estructura clara
Revise las páginas del manual de presentaciones de McKinsey: la estructura de la presentación es fundamental. Sin ella, su maravilloso estilo, entrega y grandes apoyos visuales no darán resultados. Si se tomó el tiempo en el primer paso para delinear sus ideas y prepararlos de una manera lógica, su pensamiento debe ser muy claro. Usted puede visualizar la lógica de su contenido y el flujo de la presentación. Si sus ideas no son claras en primer lugar, será imposible diseñar la estructura más adecuada al crear imágenes y / o documentos de apoyo. Su público tiene que ver hacia dónde se dirige. Y no es suficiente con tener una "agenda" o "mapa de ruta" de las diapositivas en el principio que ilustren la organización de su charla. Si en realidad no tiene un camino sólido de la lógica y la estructura, ninguna diapositiva que esboce el contorno será de utilidad. De hecho, el público puede estar incluso más irritado ya que hizo la promesa de la organización en el principio, pero luego no pudo cumplir la promesa con una presentación que es confusa y carece de enfoque.
7. Nani Dakara? (¿…y qué?)
En japonés, a menudo me digo a mí mismo, "¿Nani dakara?" lo que se traduce aproximadamente como “¿y qué?”. A menudo digo esto mientras estoy preparando mi material. Cuando se construye el contenido de su presentación siempre tiene uno que ponerse en los zapatos de la audiencia y preguntar "¿y qué?". Realmente hágase preguntas difíciles durante todo el proceso de planificación. Por ejemplo, ¿cuál es el punto relevante? Puede ser actual y moderno, ¿pero es importante o ayuda a su historia de una manera importante? Seguramente usted ha estado en una audiencia y se ha preguntado si lo que el expositor estaba hablando era pertinente o apoyaba su punto. "¿Y qué?" probablemente, se dijo a sí mismo. "¿Y qué?" —siempre se debe estar pendiente de esta simple pero muy importante y pregunta. Si no puede contestarla realmente corte esa parte del contenido de su charla, a continuación.
8. ¿Puede pasar la "prueba del ascensor"?
Verifique la claridad de su mensaje con la prueba de ascensor. Este ejercicio le obliga a "vender" su mensaje entre 30 a 45 segundos. Imagine la siguiente situación: usted ha sido contratado para lanzar una nueva idea de marketing del producto líder de su empresa, uno de los principales fabricantes de tecnología en el mundo. Tanto el tiempo y el presupuesto son limitados, lo que es una oportunidad muy importante para usted si va a tener éxito en conseguir el visto bueno de su equipo directivo. Al llegar a la mesa de administración fuera de la oficina del vicepresidente, de repente él sale con su abrigo y su maletín en la mano y dice: "... lo siento, ha surgido algo, dígame su proyecto a medida que avanzamos hacia el vestíbulo". Imagínese ese escenario. ¿Podría vender su idea de camino al ascensor y un paseo por el estacionamiento? Claro, el escenario es poco probable, pero posible. Lo que es muy posible, sin embargo, es que se le pida, sin previo aviso, acortar su charla, digamos de 20 a 10 minutos (o de una hora a 30 minutos), ¿podría hacerlo? Es cierto, a usted nunca le puede pasar, pero la práctica de lo que podría hacer en ese caso le obliga a acortar su mensaje y hacer que su contenido general más preciso y claro.
Ron Hoff, autor de "I Can See You Naked", nos recuerda que su presentación debe ser capaz de pasar la prueba de David Belasco mientras usted está en la etapa de planificación. David Belasco era un productor que insistía en que la idea central de cada jugada que produjo el éxito puede ser escrito como una simple frase en el reverso de una tarjeta de negocios. Inténtelo. ¿Puede cristalizar la esencia del contenido de su presentación y escribirla en el dorso de una tarjeta de negocios? Si la tarea es imposible para usted, entonces puede volver a pensarlo y hacer llegar su mensaje a su mente. Esto también es algo que se puede hacer antes de que usted comience a abrir de PowerPoint (o Keynote).
Ron Hoff, autor de "I Can See You Naked", nos recuerda que su presentación debe ser capaz de pasar la prueba de David Belasco mientras usted está en la etapa de planificación. David Belasco era un productor que insistía en que la idea central de cada jugada que produjo el éxito puede ser escrito como una simple frase en el reverso de una tarjeta de negocios. Inténtelo. ¿Puede cristalizar la esencia del contenido de su presentación y escribirla en el dorso de una tarjeta de negocios? Si la tarea es imposible para usted, entonces puede volver a pensarlo y hacer llegar su mensaje a su mente. Esto también es algo que se puede hacer antes de que usted comience a abrir de PowerPoint (o Keynote).
9. El arte de contar historias
Las buenas presentaciones incluyen historias. Los mejores expositores ilustran sus puntos con el uso de historias, muy a menudo personales. La forma más fácil de explicar ideas complejas es a través de ejemplos o al compartir una historia que ponga de relieve el punto. Las historias son fáciles de recordar por el público. Si desea que su audiencia recuerde su contenido encuentre la manera de hacerlo relevante y memorable para ellos. Tratar de llegar a contar una buena historia corta e interesante o establezca ejemplos que apoyen sus puntos principales.
Además, es útil pensar que toda presentación de 30 minutos es una oportunidad de "contar una historia." Las buenas historias tienen un principio claro, provocativo, contenidos interesantes en el medio y una conclusión clara y lógica. He visto bastante bien (aunque no mucho) presentaciones en las que había una entrega y gráficos promedio, pero que fueron bastante efectivas ya que el expositor contaba historias relevantes de una manera clara y concisa para apoyar sus puntos.
Los discursos inconexos no conseguirán hacerlo, el público necesita escuchar (y ver) sus puntos ilustrados.
Además, es útil pensar que toda presentación de 30 minutos es una oportunidad de "contar una historia." Las buenas historias tienen un principio claro, provocativo, contenidos interesantes en el medio y una conclusión clara y lógica. He visto bastante bien (aunque no mucho) presentaciones en las que había una entrega y gráficos promedio, pero que fueron bastante efectivas ya que el expositor contaba historias relevantes de una manera clara y concisa para apoyar sus puntos.
Los discursos inconexos no conseguirán hacerlo, el público necesita escuchar (y ver) sus puntos ilustrados.
10. Confianza - ¿Cómo conseguirla?
Entre mayor control tenga de su material menos nervioso estará. Si usted se ha tomado el tiempo para construir un flujo lógico de su presentación, diseñado materiales de apoyo profesionales y adecuados, tiene mucho menos de qué ponerse nervioso. Y, si usted ha ensayado varias veces, con su equipo y proyector (asumiendo que está utilizando un slideware) el nerviosismo desaparece. Tememos lo que no lo conocemos. Si conocemos bien nuestro material y hemos ensayado el flujo, saber qué diapositiva es la siguiente, y hemos anticipado las preguntas, entonces, se han eliminado gran parte (pero no todo) de lo desconocido. Cuando se elimina lo desconocido se reduce la ansiedad y el nerviosismo, entonces la confianza es algo que, naturalmente, tomará el lugar.
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